La protection de votre vie privée est importante pour Mileage Book A/S. Nous avons créé cette politique de confidentialité pour vous informer de la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons, transférons et stockons vos informations personnelles.
Veuillez lire la politique de confidentialité pour vous familiariser avec nos pratiques en la matière. Si vous avez des questions, vous pouvez nous les poser par courriel à gdpr@mileagebook.com ou nous appeler au +45 70 25 11 00.
1. INFORMATIONS PERSONNELLES
Les "informations personnelles" sont des informations relatives à votre identité personnelle. Lorsque vous créez un compte sur mileagebook.com, nous recueillons diverses informations personnelles qui, selon le type d'abonnement, peuvent inclure votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Pour les entreprises, nous collectons également le nom de la société, le numéro d'enregistrement de la société et les coordonnées de la personne à contacter. Nous pouvons utiliser vos données personnelles aux fins suivantes :
1.1 Communication
- Lorsque vous achetez un abonnement, nous vous envoyons un reçu immédiatement après le paiement. Le paiement par l'intermédiaire d'Apple n'est pas soumis à cette règle.
- À l'expiration d'un abonnement, nous vous enverrons un courrier électronique vous informant que votre abonnement sera renouvelé. Les paiements effectués par l'intermédiaire d'Apple ne sont pas concernés.
- Lors de la création d'un compte, nous pouvons envoyer des courriels expliquant les fonctionnalités des différents abonnements.
- Lors de la création d'un compte et de l'utilisation de nos services, nous pouvons passer des appels dans le cadre de l'assurance qualité de notre produit et de l'optimisation de notre service à la clientèle et de notre service produit.
- En cas de mises à jour importantes du Mileage Book, nous pouvons envoyer des courriers électroniques contenant des offres et/ou des descriptions des changements.
- En cas de modification des conditions générales, de la politique en matière de données personnelles ou d'autres politiques de Mileage Book A/S, nous pouvons envoyer un courrier électronique pour attirer l'attention sur ces modifications.
1.2 Service clientèle
Lorsque vous communiquez avec les représentants de notre service clientèle par courrier électronique, par téléphone ou en personne, nous pouvons recueillir des informations personnelles pertinentes, telles que votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, le nom et le numéro d'enregistrement de votre société, ainsi que des informations sur vos besoins en matière d'assistance ou de service. Nous utilisons ces informations pour vous fournir un service client et un service produit.
1.3 Achat
- Lors de l'achat d'un abonnement ou d'un produit Mileage Book auprès de Mileage Book A/S, le paiement est effectué via la solution de paiement Nets Easy qui stocke les informations relatives à la carte de paiement. Le paiement par carte de crédit via Nets Easy est effectué par l'intermédiaire d'une solution de paiement approuvée par Nets et certifiée PCI.
- La solution de paiement Nets Easy utilise le cryptage SSL pour communiquer avec Nets. De même, le cryptage SSL est utilisé dans la communication entre les clients et le serveur où se trouve Nets Easy. Cela signifie que toutes les informations envoyées sur l'internet sont cryptées à l'aide d'un certificat de sécurité. Cela signifie qu'il n'est pas possible pour des personnes non autorisées d'intercepter les informations relatives à votre carte de crédit.
1.4 Entreprises
- Le nom de l'entreprise est utilisé pour communiquer personnellement avec l'entreprise.
- Le numéro CVR est utilisé dans certains pays pour bénéficier de nos services sans avoir à payer la TVA.
- Les informations sur la personne de contact dans l'entreprise sont utilisées pour la communication, voir section 1.1.
- Le nom et l'adresse de l'entreprise peuvent également être utilisés dans les rapports exportés.
2. DONNÉES
L'application Mileage Book collecte les coordonnées GPS en arrière-plan lorsque l'utilisateur a commencé un trajet. En outre, Mileage Book recueille des données générales, non identifiables personnellement, telles que la date, l'heure et le kilométrage de la voiture.
2.1 Types de données et objectifs
Coordonnées GPS
Recueillies en arrière-plan lorsque l'utilisateur a commencé un trajet dans l'application.
- Pour les positions de départ et d'arrivée, l'application utilise des services Internet pour trouver l'adresse de départ et d'arrivée.
- Les points GPS sont stockés sur nos serveurs et vous permettent de dessiner l'itinéraire parcouru sur une carte et de marquer les adresses visitées sur une carte.
- Les coordonnées GPS sont utilisées pour calculer la distance de l'itinéraire parcouru.
Date et heure
- La date et l'heure sont utilisées pour documenter l'itinéraire parcouru.
- La date et l'heure sont utilisées pour trier les données du trajet.
- Lors de l'exportation des données, l'application et le site web offrent la possibilité d'exporter une période donnée.
Kilométrage du véhicule
- Le kilométrage du véhicule est utilisé pour documenter le trajet parcouru.
Accès aux images sur le téléphone
- L'accès aux images permet de lier l'image d'un reçu à une note de frais.
2.2 Accès aux données et collecte de données
L'accès aux données GPS et aux images du téléphone n'est autorisé qu'avec le consentement préalable de l'utilisateur. L'utilisateur doit d'abord accepter les conditions d'abonnement de Mileage Book lors de la création de son compte. Lors de l'utilisation de l'application, l'utilisateur doit à nouveau confirmer activement l'accès et la collecte des données de localisation par Mileage Book ainsi que l'utilisation de l'appareil photo.
2.3 Partage des données
Mileage Book A/S ne partage pas de données avec des tiers, à l'exception des sous-traitants que Mileage Book A/S utilise pour faire fonctionner Mileage Book.
2.4 Limitation des données par rapport au motif et à l'utilisation
La collecte et l'utilisation de données GPS et l'accès aux images du téléphone sont une condition préalable aux fonctions principales de l'application, à savoir l'enregistrement des données kilométriques sur la base des coordonnées GPS collectées en continu et l'enregistrement des dépenses dans le système sur la base des reçus photographiés.
Le traitement des données est exclusivement limité à cette fin et n'est donc jamais utilisé dans d'autres contextes.
2.5 Cryptage des données
Toutes les informations collectées via le site web et l'application de Mileage Book sont stockées sur les serveurs de Mileage Book hébergés par Microsoft Azure. La communication entre le site et le serveur de Mileage Book, ainsi que la communication entre l'appli Mileage Book et le serveur se fait via une connexion sécurisée et cryptée SSL.
3 DROITS
Lorsque nous traitons des informations vous concernant, vous disposez d'un certain nombre de droits à l'égard de Mileage Book.
3.1 Droit d'accès
Vous avez le droit de consulter les données personnelles que Mileage Book traite à votre sujet et de recevoir un certain nombre d'informations sur le traitement.
En outre, vous avez le droit de recevoir des informations sur la manière dont Mileage Book traite vos données personnelles. Il s'agit notamment de savoir
- la finalité du traitement
- avec qui Mileage Book partage vos données personnelles
- des informations sur la durée de conservation de vos données personnelles
- l'origine de vos données personnelles.
Vous pouvez à tout moment vous connecter à la plateforme de Mileage Book pour consulter, corriger et mettre à jour les informations que nous stockons à votre sujet.
Vous pouvez également contacter le service d'assistance de Mileage Books à l'adresse support@mileagebook.com qui vous donnera un aperçu d'un certain nombre d'informations sur les données personnelles que nous traitons à votre sujet.
3.2 Droit de rectification
Vous avez le droit de faire corriger les données personnelles incorrectes vous concernant. Vous avez également le droit de demander à Mileage Book de compléter les données personnelles incomplètes vous concernant.
Si vous et Mileage Book n'êtes pas d'accord sur le fait que les données à caractère personnel sont incorrectes, Mileage Book doit noter que vous pensez que les informations vous concernant sont incorrectes. Mileage Book est également tenu d'informer les personnes auxquelles il a pu communiquer des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes.
Vous pouvez à tout moment vous connecter à la plateforme de Mileage Book pour consulter, corriger et mettre à jour les informations saisies que nous stockons à votre sujet.
Vous pouvez également contacter le service d'assistance de Mileage Book à l'adresse support@mileagebook.com. Notre service d'assistance peut vous aider à modifier et à mettre à jour vos données personnelles.
3.3 Droit à l'effacement
Vous avez généralement le droit de demander à Mileage Book de supprimer vos données personnelles si l'une des conditions mentionnées dans le Règlement général sur la protection des données est remplie.
Les conditions d'effacement peuvent être, entre autres, les suivantes :
-
la raison pour laquelle Mileage Book traite vos données à caractère personnel n'est plus pertinente
-
Mileage Book traite vos données à caractère personnel uniquement sur la base d'un consentement que vous avez maintenant retiré.
-
Le traitement de vos données personnelles est illégal.
Si Mileage Book est obligé de supprimer vos données personnelles, nous sommes également tenus d'en informer les tiers auxquels vos données ont été communiquées.
Vous avez toujours la possibilité de supprimer vos données. Mileage Book conservera vos données personnelles pendant 3 mois après la fin de l'abonnement - sauf si nous estimons nécessaire de les conserver plus longtemps pour des raisons comptables ou juridiques.
Si vous avez un compte GRATUIT, nous supprimerons votre compte et vos données personnelles après 12 mois d'inactivité.
3.4 Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles si l'une des conditions suivantes est remplie.
Ces conditions sont notamment les suivantes
-
Vous ne pensez pas que les données personnelles que Mileage Book traite à votre sujet sont exactes.
-
Vous pensez que Mileage Book traite vos données, mais vous ne voulez pas qu'elles soient effacées. Au lieu de cela, vous demandez un traitement restreint.
-
Vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement de vos données personnelles par Mileage Book.
Vous contrôlez toute restriction du traitement de vos données personnelles par Mileage Book, étant donné que vous contrôlez tous les droits d'utilisation.
3.5 Droit à la portabilité des données
Tout d'abord, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à Mileage Book. Les données personnelles doivent vous être envoyées dans un format lisible.
Vous avez également le droit de demander que vos données à caractère personnel soient transférées de Mileage Book à un autre responsable du traitement si cela est techniquement possible et si deux conditions sont remplies :
Le traitement de vos données est automatique et basé sur votre consentement ou est nécessaire à l'exécution d'un contrat.
Vous avez fourni les données que Mileage Book traite.
Vous pouvez à tout moment exporter tous vos trajets enregistrés et vos relevés de kilométrage stockés dans le système de Mileage Book.
3.6 Droit d'opposition
Même si le traitement de vos données personnelles est licite, vous avez le droit de vous y opposer.
Lorsque Mileage Book reçoit votre objection, nous examinons si elle est justifiée. Il se peut, par exemple, que vous fournissiez des "raisons impérieuses" pour vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, Mileage Book doit réexaminer si le traitement de vos données est nécessaire.
3.7 Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée
Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
Un traitement ou une décision automatisé(e) signifie qu'aucune personne physique n'est impliquée.
Vous avez le droit que les décisions qui ont un impact significatif sur vous (par exemple, un effet juridique) ne soient pas fondées uniquement sur un traitement automatisé.
4. ACCORD SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige qu'il y ait un accord de traitement des données entre votre entreprise et Mileage Book. Votre entreprise est le responsable du traitement des données personnelles que nous traitons en son nom. L'accord de traitement des données est une instruction qui nous indique comment traiter vos données personnelles et celles d'autres clients et partenaires. Voir notre accord sur le traitement des données.
5 COOKIES
Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké sur votre ordinateur ou équivalent afin de le reconnaître. Aucune information personnelle n'est stockée dans nos cookies et ils ne peuvent pas contenir de virus. Voir notre politique en matière de cookies.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.