Sua privacidade é importante para o Mileage Book A/S. Criamos esta Política de Privacidade para informá-lo sobre como coletamos, usamos, divulgamos, transferimos e armazenamos suas informações pessoais.
Leia a política de privacidade para se familiarizar com nossas práticas de privacidade. Se tiver alguma dúvida, você pode nos perguntar por e-mail em gdpr@mileagebook.com ou ligar para +45 70 25 11 00.
1. INFORMAÇÕES PESSOAIS
"Informações pessoais" são informações sobre sua identidade pessoal. Quando você cria uma conta no mileagebook.com, coletamos várias informações pessoais que, dependendo do tipo de assinatura, podem incluir seu nome, endereço postal, número de telefone e endereço de e-mail. Para empresas, também coletamos o nome da empresa, o número de registro da empresa e informações sobre a pessoa de contato. Podemos usar seus dados pessoais para as seguintes finalidades:
1.1 Comunicação
- Quando você adquire uma assinatura, nós lhe enviaremos um recibo da compra imediatamente após o pagamento. O pagamento por meio da Apple está isento disso.
- Quando uma assinatura expirar, enviaremos um e-mail informando que sua assinatura será renovada. O pagamento por meio da Apple está isento disso.
- Ao criar uma conta, poderemos enviar e-mails explicando a funcionalidade das diferentes assinaturas.
- Ao criar uma conta e usar nossos serviços, poderemos fazer chamadas como parte da garantia de qualidade de nosso produto e da otimização de nosso atendimento ao cliente e ao produto.
- No caso de atualizações importantes no Mileage Book, poderemos enviar e-mails contendo ofertas e/ou descrições das alterações.
- Em caso de alterações nos termos e condições, na política de dados pessoais ou em outras políticas da Mileage Book A/S, poderemos enviar um e-mail para chamar a atenção para elas.
1.2 Atendimento ao cliente
Quando você se comunica com nossos representantes de atendimento ao cliente por e-mail, telefone ou pessoalmente, podemos coletar informações pessoais relevantes para a situação, como seu nome, endereço postal, número de telefone, endereço de e-mail, nome da empresa e número de registro da empresa, além de informações sobre suporte ou necessidades de serviço. Usamos essas informações para lhe fornecer atendimento ao cliente e ao produto.
1.3 Compra
- Ao comprar uma assinatura ou um produto Mileage Book da Mileage Book A/S, o pagamento é feito por meio da solução de pagamento Nets Easy, que armazena as informações do cartão de pagamento. O pagamento por cartão de crédito via Nets Easy é feito por meio de uma solução de pagamento aprovada pela Nets e certificada pelo PCI.
- A solução de pagamento Nets Easy usa criptografia SSL na comunicação com a Nets. Da mesma forma, a criptografia SSL é usada na comunicação entre os clientes e o servidor onde o Nets Easy está localizado. Isso significa que todas as informações enviadas pela Internet são criptografadas com um certificado de segurança. Isso significa que não é possível que pessoas não autorizadas interceptem informações sobre seu cartão de crédito.
1.4 Empresas
- O nome da empresa é usado para se comunicar pessoalmente com a empresa.
- O número CVR é usado em alguns países para receber nosso serviço sem ter que pagar IVA.
- As informações sobre a pessoa de contato na empresa são usadas para comunicação, consulte a seção 1.1.
- O nome e o endereço da empresa também podem ser usados em relatórios exportados.
2. DADOS
O aplicativo Mileage Book coleta coordenadas de GPS em segundo plano quando o usuário inicia uma viagem. Além disso, o Mileage Book coleta dados gerais, não identificáveis pessoalmente, como data, hora e quilometragem do carro.
2.1 Tipos de dados e finalidade
Coordenadas de GPS
Coletadas em segundo plano quando o usuário inicia uma viagem no aplicativo.
- Para a posição inicial e final, o aplicativo usa serviços de Internet para encontrar o endereço inicial e final.
- Os pontos de GPS são armazenados em nossos servidores e permitem que você desenhe a rota percorrida em um mapa e marque os endereços visitados em um mapa.
- As coordenadas de GPS são usadas para calcular a distância da rota percorrida.
Data e hora
- A data e a hora são usadas para documentar a rota percorrida.
- A data e a hora são usadas para classificar os dados da viagem.
- Ao exportar dados, tanto o aplicativo quanto o site oferecem uma opção para exportar um determinado período.
Quilometragem do veículo
- A quilometragem do carro é usada para documentar a viagem realizada.
Acesso a imagens no telefone
- O acesso a imagens é usado para selecionar a vinculação de uma imagem de um recibo a um relatório de despesas.
2.2 Acesso e coleta de dados
O acesso aos dados de GPS e às imagens do telefone só é concedido com o consentimento prévio do usuário. Isso é feito inicialmente ao aceitar os termos de assinatura do Mileage Book ao criar uma conta. Ao usar o aplicativo, o usuário deve novamente confirmar ativamente o acesso e a coleta de dados de localização e o uso da câmera pelo Mileage Book.
2.3 Compartilhamento de dados
O Mileage Book A/S não compartilha dados com terceiros, com exceção dos Subprocessadores que o Mileage Book A/S usa para operar o Mileage Book.
2.4 Limitação de dados em relação ao motivo e ao uso
A coleta e o uso de dados de GPS e o acesso a imagens do telefone são um pré-requisito para as funções principais do aplicativo, ou seja, registrar dados de milhagem com base em coordenadas de GPS coletadas continuamente e registrar despesas no sistema com base em recibos fotografados.
O processamento de dados é limitado exclusivamente a essa finalidade e, portanto, nunca é usado em outros contextos.
2.5 Criptografia de dados
Todas as informações coletadas pelo site e aplicativo do Mileage Book são armazenadas nos servidores do Mileage Book hospedados pelo Microsoft Azure. A comunicação entre o site e o servidor do Mileage Book, bem como a comunicação entre o aplicativo e o servidor do Mileage Book é feita através de uma conexão segura criptografada SSL.
3 DIREITOS
Quando processamos informações sobre você, você tem uma série de direitos em relação à Mileage Book.
3.1 Direito de acesso
Você tem o direito de ver os dados pessoais que a Mileage Book processa sobre você e receber uma série de informações sobre o processamento.
Além disso, você tem o direito de receber informações sobre como a Mileage Book processa seus dados pessoais. Entre outras coisas
- qual é a finalidade do processamento
- com quem a Mileage Book compartilha seus dados pessoais
- informações sobre o período pelo qual seus dados pessoais são armazenados
- a origem de seus dados pessoais
Você pode, a qualquer momento, fazer login na plataforma do Mileage Book para visualizar, corrigir e atualizar as informações inseridas que armazenamos sobre você.
Como alternativa, você pode entrar em contato com o suporte da Mileage Books pelo e-mail support@mileagebook.com, que lhe fornecerá uma série de informações sobre os dados pessoais que processamos sobre você.
3.2 Direito de retificação
Você tem o direito de ter seus dados pessoais incorretos corrigidos. Você também tem o direito de solicitar que a Mileage Book complete dados pessoais incompletos sobre você.
Se você e a Mileage Book discordarem sobre se os dados pessoais estão incorretos, a Mileage Book deve observar que você acredita que as informações sobre você estão incorretas. A Mileage Book também é obrigada a notificar aqueles a quem possa ter divulgado os dados pessoais incorretos ou incompletos.
Você pode, a qualquer momento, fazer login na plataforma da Mileage Book para visualizar, corrigir e atualizar as informações inseridas que armazenamos sobre você.
Como alternativa, você pode entrar em contato com o suporte da Mileage Books em support@mileagebook.com. Nosso departamento de suporte pode ajudá-lo a editar e atualizar seus dados pessoais.
3.3 Direito de exclusão
Você geralmente tem o direito de solicitar que a Mileage Book exclua seus dados pessoais se uma das várias condições mencionadas no Regulamento Geral de Proteção de Dados for atendida.
As condições para a exclusão podem ser, entre outras coisas:
-
A finalidade da Mileage Book para processar seus dados pessoais não é mais relevante
-
A Mileage Book processa seus dados pessoais somente com base em um consentimento que você retirou.
-
O processamento de seus dados pessoais é ilegal.
Se a Mileage Book for obrigada a excluir seus dados pessoais, também somos obrigados a notificar terceiros a quem seus dados foram divulgados.
Você sempre tem acesso para excluir seus dados. A Mileage Book reterá seus dados pessoais por 3 meses após o término da assinatura - a menos que consideremos necessário mantê-los por mais tempo por motivos contábeis ou legais.
Se você tiver uma conta FREE, excluiremos sua conta, incluindo seus dados pessoais, após 12 meses de inatividade.
3.4 Direito à restrição do processamento
Você tem o direito de restringir o processamento de seus dados pessoais se uma das várias condições for atendida.
As condições são, entre outras:
-
Você não acredita que os dados pessoais que a Mileage Book está processando sobre você sejam precisos.
-
Você acredita que a Mileage Book está processando seus dados, mas não quer que eles sejam excluídos. Em vez disso, você solicita um processamento restrito.
-
Você usou seu direito de se opor ao processamento de seus dados pessoais pela Mileage Book.
Você controla qualquer restrição do processamento de seus dados pessoais pela Mileage Book, pois você está no controle de todos os direitos do usuário.
3.5 Direito à portabilidade de dados
Primeiramente, você tem o direito de receber os dados pessoais sobre você que você forneceu à Mileage Book. Os dados pessoais devem ser enviados a você em um formato legível.
Você também tem o direito de solicitar que seus dados pessoais sejam transferidos da Mileage Book para outro controlador de dados, se for tecnicamente viável e se duas condições forem atendidas:
O processamento de seus dados é automático e baseado em seu consentimento ou é necessário para cumprir um contrato.
Você forneceu os dados que a Mileage Book processa.
Você pode, a qualquer momento, exportar todas as suas viagens registradas e registros de milhagem armazenados no sistema do Mileage Book.
3.6 Direito de objeção
Mesmo que o processamento de seus dados pessoais seja legal, você tem o direito de se opor a ele.
Quando a Mileage Book receber sua objeção, consideraremos se sua objeção é justificada. Pode ser, por exemplo, que você forneça "razões convincentes" contra o processamento de seus dados pessoais. Nesses casos, a Mileage Book deve reconsiderar se o processamento de seus dados é necessário.
3.7 Direito de não estar sujeito a uma decisão automatizada
Você tem o direito de não estar sujeito a uma decisão automatizada baseada exclusivamente no processamento automatizado, incluindo a criação de perfis.
Um processamento ou decisão automatizada significa que não há nenhuma pessoa física envolvida.
Você tem o direito de que as decisões que tenham um impacto significativo sobre você (por exemplo, efeito legal) não sejam baseadas exclusivamente em processamento automatizado.
4. CONTRATO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) exige que haja um contrato de processamento de dados entre sua empresa e a Mileage Book. Sua empresa é a controladora de dados em relação aos dados pessoais que processamos em nome de sua empresa. O contrato de processamento de dados é uma instrução para nós sobre como processar seus dados pessoais e os de outros clientes e parceiros. Consulte nosso contrato de processamento de dados.
5 COOKIES
Um cookie é um pequeno arquivo de texto que é armazenado em seu computador ou equivalente para que ele seja reconhecido. Não há informações pessoais armazenadas em nossos cookies e eles não podem conter vírus. Consulte nossa política de cookies.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.