La vostra privacy è importante per Mileage Book A/S. Abbiamo creato questa Informativa sulla privacy per informarvi su come raccogliamo, utilizziamo, divulghiamo, trasferiamo e conserviamo le vostre informazioni personali.
Vi invitiamo a leggere l'informativa sulla privacy per familiarizzare con le nostre pratiche in materia di privacy. Per qualsiasi domanda, potete contattarci via e-mail all'indirizzo gdpr@mileagebook.com o chiamarci al numero +45 70 25 11 00.
1. INFORMAZIONI PERSONALI
Per "dati personali" si intendono le informazioni sulla vostra identità personale. Quando create un account su mileagebook.com, raccogliamo diverse informazioni personali che, a seconda del tipo di abbonamento, possono includere nome, indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo e-mail. Per le aziende, raccogliamo anche il nome della società, il numero di registrazione della società e le informazioni sulla persona da contattare. Possiamo utilizzare i vostri dati personali per i seguenti scopi:
1.1 Comunicazione
- Quando acquistate un abbonamento, vi invieremo una ricevuta dell'acquisto subito dopo il pagamento. Il pagamento tramite Apple è esente da questo obbligo.
- Quando un abbonamento scade, vi invieremo un'e-mail per informarvi che il vostro abbonamento sarà rinnovato. Il pagamento tramite Apple è esente da questo obbligo.
- Al momento della creazione di un account, potremmo inviare delle e-mail che spiegano le funzionalità dei diversi abbonamenti.
- Durante la creazione di un account e l'utilizzo dei nostri servizi, potremmo effettuare delle telefonate per garantire la qualità del nostro prodotto e ottimizzare il nostro servizio clienti e prodotti.
- In caso di aggiornamenti importanti del Mileage Book, potremmo inviare e-mail contenenti offerte e/o descrizioni delle modifiche.
- In caso di modifiche ai termini e alle condizioni, alla politica sui dati personali o ad altre politiche di Mileage Book A/S, potremmo inviare un'e-mail per richiamare l'attenzione su di esse.
1.2 Servizio clienti
Quando comunicate con i nostri rappresentanti del servizio clienti via e-mail, telefono o di persona, possiamo raccogliere informazioni personali pertinenti alla situazione, come il vostro nome, indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo e-mail, nome della società e numero di registrazione della società, e informazioni sulle esigenze di assistenza o servizio. Utilizziamo queste informazioni per fornirvi un servizio di assistenza clienti e prodotti.
1.3 Acquisto
- Quando si acquista un abbonamento o un prodotto Mileage Book da Mileage Book A/S, il pagamento viene effettuato tramite la soluzione di pagamento Nets Easy che memorizza i dati della carta di pagamento. Il pagamento con carta di credito tramite Nets Easy avviene tramite una soluzione di pagamento approvata da Nets e certificata PCI.
- La soluzione di pagamento Nets Easy utilizza la crittografia SSL per comunicare con Nets. Allo stesso modo, la crittografia SSL viene utilizzata nella comunicazione tra i clienti e il server in cui si trova Nets Easy. Ciò significa che tutte le informazioni inviate via Internet sono criptate con un certificato di sicurezza. Ciò significa che non è possibile per persone non autorizzate intercettare le informazioni relative alla carta di credito.
1.4 Aziende
- Il nome della società viene utilizzato per comunicare personalmente con la società.
- Il numero CVR viene utilizzato in alcuni paesi per ricevere il nostro servizio senza dover pagare l'IVA.
- Le informazioni sulla persona di contatto dell'azienda vengono utilizzate per la comunicazione, vedi sezione 1.1.
- Il nome e l'indirizzo dell'azienda possono essere utilizzati anche nei rapporti esportati.
2. DATI
L'applicazione Mileage Book raccoglie le coordinate GPS in background quando l'utente inizia un viaggio. Inoltre, Mileage Book raccoglie dati generali, non identificabili personalmente, come la data, l'ora e il chilometraggio dell'auto.
2.1 Tipi di dati e scopo
Coordinate GPS
Raccolte in background quando l'utente ha iniziato un viaggio nell'app.
- Per la posizione iniziale e finale, l'app utilizza i servizi Internet per trovare l'indirizzo iniziale e finale.
- I punti GPS sono memorizzati sui nostri server e consentono di disegnare il percorso effettuato su una mappa e di contrassegnare gli indirizzi visitati su una mappa.
- Le coordinate GPS vengono utilizzate per calcolare la distanza del percorso effettuato.
Data e ora
- La data e l'ora sono utilizzate per documentare l'itinerario percorso.
- La data e l'ora vengono utilizzate per ordinare i dati del viaggio.
- Quando si esportano i dati, sia l'app che il sito web offrono l'opzione di esportare un determinato periodo.
Chilometraggio del veicolo
- Il chilometraggio dell'auto viene utilizzato per documentare il viaggio percorso.
Accesso alle immagini sul telefono
- L'accesso alle immagini viene utilizzato per selezionare di collegare l'immagine di una ricevuta a una nota spese.
2.2 Accesso e raccolta dei dati
L'accesso ai dati GPS e alle immagini del telefono è consentito solo previo consenso dell'utente. Ciò avviene inizialmente accettando i termini di abbonamento di Mileage Book al momento della creazione dell'account. Quando si utilizza l'app, l'utente deve nuovamente confermare attivamente l'accesso e la raccolta dei dati di localizzazione e l'uso della fotocamera da parte di Mileage Book.
2.3 Condivisione dei dati
Mileage Book A/S non condivide i dati con terze parti, ad eccezione dei subprocessori che Mileage Book A/S utilizza per il funzionamento di Mileage Book.
2.4 Limitazione dei dati in relazione al motivo e all'utilizzo
La raccolta e l'utilizzo dei dati GPS e l'accesso alle immagini del telefono sono un prerequisito per le funzioni principali dell'app, ovvero la registrazione dei dati relativi al chilometraggio sulla base delle coordinate GPS raccolte in modo continuo e la registrazione delle spese nel sistema sulla base delle ricevute fotografate.
Il trattamento dei dati è limitato esclusivamente a questo scopo e non viene quindi mai utilizzato in altri contesti.
2.5 Crittografia dei dati
Tutte le informazioni raccolte tramite il sito web e l'app di Mileage Book sono archiviate sui server di Mileage Book ospitati da Microsoft Azure. La comunicazione tra il sito e il server di Mileage Book, così come quella tra l'app di Mileage Book e il server, avviene tramite una connessione sicura crittografata SSL.
3 DIRITTI
Quando trattiamo le informazioni che vi riguardano, avete una serie di diritti nei confronti di Mileage Book.
3.1 Diritto di accesso
Avete il diritto di vedere i dati personali che Mileage Book tratta su di voi e di ricevere una serie di informazioni sul trattamento.
Inoltre, avete il diritto di ricevere informazioni su come Mileage Book tratta i vostri dati personali. Tra le altre cose
- qual è lo scopo del trattamento
- con chi Mileage Book condivide i vostri dati personali
- informazioni sul periodo di conservazione dei vostri dati personali
- da dove provengono i vostri dati personali
Potete in qualsiasi momento accedere alla piattaforma di Mileage Book per visualizzare, correggere e aggiornare le informazioni inserite che memorizziamo su di voi.
In alternativa, potete contattare l'assistenza di Mileage Books all'indirizzo support@mileagebook.com che vi fornirà una serie di informazioni sui dati personali che trattiamo su di voi.
3.2 Diritto di rettifica
Avete il diritto di far correggere i dati personali errati che vi riguardano. Avete anche il diritto di chiedere a Mileage Book di completare i dati personali incompleti che vi riguardano.
Se voi e il Mileage Book non siete d'accordo sul fatto che i dati personali non siano corretti, il Mileage Book deve prendere atto che ritenete che le informazioni che vi riguardano non siano corrette. Il Mileage Book è inoltre obbligato a informare coloro ai quali potrebbe aver divulgato i dati personali errati o incompleti.
Potete in qualsiasi momento accedere alla piattaforma di Mileage Book per visualizzare, correggere e aggiornare le informazioni inserite che memorizziamo su di voi.
In alternativa, potete contattare l'assistenza di Mileage Books all'indirizzo support@mileagebook.com. Il nostro servizio di assistenza può aiutarvi a modificare e aggiornare i vostri dati personali.
3.3 Diritto alla cancellazione
In generale, avete il diritto di chiedere a Mileage Book di cancellare i vostri dati personali se è soddisfatta una delle condizioni indicate nel Regolamento generale sulla protezione dei dati.
Le condizioni per la cancellazione possono essere, tra le altre cose:
-
lo scopo di Mileage Book per il trattamento dei vostri dati personali non è più rilevante
-
Mileage Book tratta i vostri dati personali esclusivamente sulla base di un consenso che avete ora ritirato.
-
Il trattamento dei vostri dati personali è illegale.
Se Mileage Book è obbligato a cancellare i vostri dati personali, siamo anche obbligati a informare i terzi a cui i vostri dati sono stati divulgati.
Avete sempre la possibilità di cancellare i vostri dati. Mileage Book conserverà i vostri dati personali per 3 mesi dopo la fine dell'abbonamento, a meno che non riteniamo necessario conservarli più a lungo per motivi contabili o legali.
Se avete un account FREE, cancelleremo il vostro account, compresi i vostri dati personali, dopo 12 mesi di inattività.
3.4 Diritto alla limitazione del trattamento
L'utente ha il diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali se si verifica una delle seguenti condizioni.
Le condizioni sono, tra l'altro
-
Non ritenete che i dati personali che Mileage Book sta elaborando su di voi siano accurati.
-
Ritenete che Mileage Book stia elaborando i vostri dati, ma non volete che vengano cancellati. Al contrario, richiedete un trattamento limitato.
-
Avete esercitato il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali da parte di Mileage Book.
Controllate qualsiasi limitazione del trattamento dei vostri dati personali da parte di Mileage Book, in quanto avete il controllo di tutti i diritti degli utenti.
3.5 Diritto alla portabilità dei dati
In primo luogo, avete il diritto di ricevere i dati personali che vi riguardano e che avete fornito a Mileage Book. I dati personali devono essere inviati in un formato leggibile.
Avete anche il diritto di chiedere che i vostri dati personali siano trasferiti da Mileage Book a un altro titolare del trattamento, se tecnicamente fattibile e se sono soddisfatte due condizioni:
Il trattamento dei vostri dati è automatico e basato sul vostro consenso o è necessario per adempiere a un contratto.
Avete fornito i dati che Mileage Book tratta.
Potete esportare in qualsiasi momento tutti i vostri viaggi registrati e i record di chilometraggio memorizzati nel sistema di Mileage Book.
3.6 Diritto di opposizione
Anche se il trattamento dei vostri dati personali è lecito, avete il diritto di opporvi.
Quando Mileage Book riceve la vostra obiezione, valuteremo se la vostra obiezione è giustificata. Può darsi, ad esempio, che lei fornisca "motivi impellenti" contro il trattamento dei suoi dati personali. In questi casi, Mileage Book deve riconsiderare se il trattamento dei vostri dati è necessario.
3.7 Diritto di non essere oggetto di una decisione automatizzata
Avete il diritto di non essere sottoposti a una decisione automatizzata basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione.
Un trattamento o una decisione automatizzata significa che non è coinvolta una persona fisica.
Avete il diritto che le decisioni che hanno un impatto significativo su di voi (ad esempio, effetti legali) non siano basate esclusivamente su un trattamento automatizzato.
4. ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) prevede l'esistenza di un accordo sul trattamento dei dati tra la vostra azienda e Mileage Book. La vostra azienda è il titolare del trattamento dei dati in relazione ai dati personali che trattiamo per conto della vostra azienda. L'accordo di trattamento dei dati è un'istruzione per noi su come trattare i vostri dati personali e quelli di altri clienti e partner. Vedere il nostro accordo sul trattamento dei dati.
5 COOKIE
Un cookie è un piccolo file di testo che viene memorizzato sul vostro computer o equivalente al fine di riconoscerlo. I nostri cookie non contengono informazioni personali e non possono contenere virus. Consultare la nostra politica sui cookie.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.