Ditt personvern er viktig for Mileage Book A/S. Vi har laget denne personvernerklæringen for å informere deg om hvordan vi samler inn, bruker, avslører, overfører og lagrer dine personlige opplysninger.
Vennligst les personvernerklæringen for å gjøre deg kjent med vår personvernpraksis. Hvis du har spørsmål, kan du sende oss en e-post på gdpr@mileagebook.com eller ringe oss på +45 70 25 11 00.
1. PERSONLIG INFORMASJON
"Personopplysninger" er informasjon om din personlige identitet. Når du oppretter en konto på mileagebook.com, samler vi inn ulike personopplysninger som, avhengig av type abonnement, kan omfatte navn, postadresse, telefonnummer og e-postadresse. For bedrifter samler vi også inn firmanavn, organisasjonsnummer og kontaktpersoninformasjon. Vi kan bruke personopplysningene dine til følgende formål:
1.1 Kommunikasjon
- Når du kjøper et abonnement, sender vi deg en kvittering for kjøpet umiddelbart etter betaling. Betaling gjennom Apple er unntatt fra dette.
- Når et abonnement utløper, sender vi deg en e-post med informasjon om at abonnementet ditt vil bli fornyet. Betaling gjennom Apple er unntatt fra dette.
- Når du oppretter en konto, kan vi sende e-poster som forklarer funksjonaliteten til de ulike abonnementene.
- Når du oppretter en konto og bruker tjenestene våre, kan vi ringe deg som en del av kvalitetssikringen av produktet vårt og optimaliseringen av kunde- og produktservicen vår.
- Ved større oppdateringer av Mileage Book kan vi sende e-post med tilbud og/eller beskrivelser av endringene.
- Ved endringer i vilkår og betingelser, personopplysningspolitikk eller andre retningslinjer hos Mileage Book A/S, kan vi sende en e-post for å gjøre oppmerksom på disse.
1.2 Kundeservice
Når du kommuniserer med våre kundeservicerepresentanter via e-post, telefon eller personlig oppmøte, kan vi samle inn personopplysninger som er relevante for situasjonen, for eksempel navn, postadresse, telefonnummer, e-postadresse, firmanavn og organisasjonsnummer, samt informasjon om support- eller servicebehov. Vi bruker denne informasjonen til å gi deg kunde- og produktservice.
1.3 Kjøp
- Ved kjøp av et abonnement eller et Mileage Book-produkt fra Mileage Book A/S skjer betalingen via betalingsløsningen Nets Easy, som lagrer betalingskortinformasjon. Betaling med kredittkort via Nets Easy skjer via en Nets-godkjent og PCI-sertifisert betalingsløsning.
- Betalingsløsningen Nets Easy bruker SSL-kryptering i kommunikasjonen med Nets. På samme måte brukes SSL-kryptering i kommunikasjonen mellom kundene og serveren der Nets Easy ligger. Det betyr at all informasjon som sendes over internett, krypteres med et sikkerhetssertifikat. Dette betyr at det ikke er mulig for uvedkommende å snappe opp informasjon om ditt kredittkort.
1.4 Selskaper
- Firmanavn brukes for å kommunisere personlig med selskapet.
- CVR-nummer brukes i noen land for å motta vår tjeneste uten å måtte betale moms.
- Opplysninger om kontaktperson i selskapet brukes til kommunikasjon, se punkt 1.1.
- Firmanavn og firmaadresse kan også brukes på eksporterte rapporter.
2. DATA
Mileage Book-appen samler inn GPS-koordinater i bakgrunnen når brukeren har startet en reise. I tillegg samler Mileage Book inn generelle, ikke-personidentifiserbare data som dato, klokkeslett og kjørelengde.
2.1 Datatyper og formål
GPS-koordinater
Samles inn i bakgrunnen når brukeren har startet en tur i appen.
- For start- og sluttposisjon bruker appen internettjenester for å finne start- og sluttadresse.
- GPS-punktene lagres på serverne våre og gjør det mulig å tegne reiseruten på et kart og markere besøkte adresser på et kart.
- GPS-koordinatene brukes til å beregne avstanden til den kjørte ruten.
Dato og klokkeslett
- Dato og klokkeslett brukes til å dokumentere den kjørte ruten.
- Dato og klokkeslett brukes til å sortere turdata.
- Når du eksporterer data, kan du både i appen og på nettstedet velge å eksportere en gitt periode.
Kjørelengde for kjøretøy
- Bilens kjørelengde brukes til å dokumentere den kjørte turen.
Tilgang til bilder på telefonen
- Tilgang til bilder brukes til å velge å koble et bilde av en kvittering til en utgiftsrapport.
2.2 Tilgang til og innsamling av data
Tilgang til GPS-data og telefonbilder gis kun etter samtykke fra brukeren. Dette gjøres i første omgang ved å akseptere Mileage Books abonnementsvilkår ved opprettelse av konto. Ved bruk av appen må brukeren igjen aktivt bekrefte Mileage Books tilgang til og innsamling av lokasjonsdata og bruk av kamera.
2.3 Deling av data
Mileage Book A/S deler ikke data med tredjeparter, med unntak av de underdatabehandlere Mileage Book A/S bruker for å drifte Mileage Book.
2.4 Begrensning av data i forhold til formål og bruk
Innsamling og bruk av GPS-data og tilgang til telefonbilder er en forutsetning for appens primære funksjoner - nemlig å registrere kjørelengde basert på kontinuerlig innsamlede GPS-koordinater og å registrere utlegg i systemet basert på fotograferte kvitteringer.
Behandlingen av data er utelukkende begrenset til dette formålet og brukes derfor aldri i andre sammenhenger.
2.5 Kryptering av data
All informasjon som samles inn via Mileage Books nettsted og app, lagres på Mileage Books servere hos Microsoft Azure. Kommunikasjonen mellom Mileage Book-nettstedet og serveren, samt kommunikasjonen mellom Mileage Book-appen og serveren, skjer via en sikker SSL-kryptert forbindelse.
3 RETTIGHETER
Når vi behandler opplysninger om deg, har du en rekke rettigheter overfor Mileage Book.
3.1 Rett til innsyn
Du har rett til å se personopplysningene Mileage Book behandler om deg og motta en rekke opplysninger om behandlingen.
I tillegg har du rett til å få informasjon om hvordan Mileage Book behandler personopplysningene dine. Blant annet
- hva som er formålet med behandlingen
- hvem Mileage Book deler personopplysningene dine med
- informasjon om hvor lenge personopplysningene dine er lagret
- hvor personopplysningene dine stammer fra
Du kan når som helst logge inn på Mileage Books plattform for å se, korrigere og oppdatere de opplysningene vi lagrer om deg.
Alternativt kan du kontakte Mileage Books support på support@mileagebook.com som vil gi deg innsikt i en rekke opplysninger om personopplysningene vi behandler om deg.
3.2 Rett til retting
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få Mileage Book til å komplettere ufullstendige personopplysninger om deg.
Hvis du og Mileage Book er uenige om hvorvidt personopplysningene er uriktige, må Mileage Book notere at du mener at opplysningene om deg er uriktige. Mileage Book er også forpliktet til å varsle de som kan ha fått utlevert de uriktige eller ufullstendige personopplysningene.
Du kan når som helst logge deg inn på Mileage Books plattform for å se, korrigere og oppdatere de opplysningene vi har lagret om deg.
Alternativt kan du kontakte Mileage Books support på support@mileagebook.com. Vår supportavdeling kan hjelpe deg med hvordan du kan redigere og oppdatere dine personopplysninger.
3.3 Rett til sletting
Du har som hovedregel rett til å få Mileage Book til å slette dine personopplysninger dersom ett av en rekke vilkår som er nevnt i personvernforordningen er oppfylt.
Vilkårene for sletting kan blant annet være
-
Mileage Books formål med å behandle personopplysningene dine er ikke lenger relevant
-
Mileage Book behandler personopplysningene dine utelukkende på grunnlag av et samtykke som du nå har trukket tilbake.
-
Behandlingen av personopplysningene dine er ulovlig.
Hvis Mileage Book er forpliktet til å slette personopplysningene dine, er vi også forpliktet til å varsle tredjeparter som opplysningene dine har blitt utlevert til.
Du har alltid tilgang til å slette dine data. Mileage Book oppbevarer personopplysningene dine i 3 måneder etter at abonnementet er avsluttet - med mindre vi anser det som nødvendig å oppbevare dem lenger av regnskapsmessige eller juridiske årsaker.
Hvis du har en GRATIS konto, vil vi slette kontoen din, inkludert personopplysningene dine, etter 12 måneders inaktivitet.
3.4 Rett til begrensning av behandling
Du har rett til å begrense behandlingen av personopplysningene dine hvis ett av en rekke vilkår er oppfylt.
Vilkårene er blant annet
-
Du mener at personopplysningene Mileage Book behandler om deg ikke er korrekte.
-
Du mener at Mileage Book behandler opplysningene dine, men du vil ikke at de skal slettes. I stedet ber du om begrenset behandling.
-
Du har brukt din rett til å protestere mot Mileage Books behandling av dine personopplysninger.
Du kontrollerer en eventuell begrensning av Mileage Books behandling av personopplysningene dine, ettersom du har kontroll over alle brukerrettigheter.
3.5 Rett til dataportabilitet
For det første har du rett til å få utlevert de personopplysningene om deg som du har gitt til Mileage Book. Personopplysningene skal sendes til deg i et lesbart format.
Du har også rett til å be om at personopplysningene dine overføres fra Mileage Book til en annen behandlingsansvarlig hvis det er teknisk mulig og hvis to vilkår er oppfylt:
Behandlingen av dine data er automatisk og basert på ditt samtykke eller er nødvendig for å oppfylle en kontrakt.
Du har oppgitt dataene Mileage Book behandler.
Du kan når som helst eksportere alle dine registrerte turer og kjørelengder som er lagret i Mileage Books system.
3.6 Rett til å protestere
Selv om behandlingen av personopplysningene dine er lovlig, har du rett til å protestere mot den.
Når Mileage Book mottar din innsigelse, vil vi vurdere om din innsigelse er berettiget. Det kan for eksempel være at du oppgir "tvingende grunner" mot behandlingen av personopplysningene dine. I slike tilfeller må Mileage Book vurdere på nytt om behandlingen av dine opplysninger er nødvendig.
3.7 Rett til ikke å være gjenstand for en automatisert avgjørelse
Du har rett til ikke å bli gjenstand for en automatisert avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering.
En automatisert behandling eller avgjørelse betyr at det ikke er noen fysisk person involvert.
Du har rett til at avgjørelser som har en betydelig innvirkning på deg (f.eks. rettsvirkning), ikke utelukkende er basert på automatisert behandling.
4. DATABEHANDLERAVTALE
Personvernforordningen (GDPR) krever at det skal foreligge en databehandleravtale mellom din bedrift og Mileage Book. Din bedrift er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som vi behandler på vegne av din bedrift. Databehandleravtalen er en instruks til oss om hvordan vi skal behandle dine og andre kunders og samarbeidspartneres personopplysninger. Se vår databehandleravtale.
5 INFORMASJONSKAPSLER
En cookie er en liten tekstfil som lagres på din datamaskin eller tilsvarende for å kunne gjenkjenne den. Det lagres ingen personopplysninger i våre informasjonskapsler, og de kan ikke inneholde virus. Se våre retningslinjer for informasjonskapsler.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.