Integritetspolicy

Din integritet är viktig för Mileage Book A/S. Vi har skapat denna integritetspolicy för att informera dig om hur vi samlar in, använder, avslöjar, överför och lagrar din personliga information.

Vänligen läs integritetspolicy för att få veta mer om våra integritetsrutiner. Om du har några frågor kan du kontakta oss via e-post på gdpr@mileagebook.com eller ringa oss på +45 70 25 11 00.

 

1. PERSONLIG INFORMATION

"Personlig information" är information om din personliga identitet. När du skapar ett konto på mileagebook.com samlar vi in olika personuppgifter som, beroende på typ av prenumeration, kan inkludera ditt namn, postadress, telefonnummer och e-postadress. För företag samlar vi även in företagsnamn, organisationsnummer och information om kontaktperson. Vi kan komma att använda dina personuppgifter för följande ändamål:

1.1 Kommunikation

  1. När du köper en prenumeration skickar vi dig ett kvitto på köpet direkt efter betalning. Betalning via Apple är undantaget från detta.
  2. När en prenumeration löper ut skickar vi ett e-postmeddelande som informerar dig om att din prenumeration kommer att förnyas. Betalning via Apple är undantaget från detta.
  3. När du skapar ett konto kan vi skicka e-postmeddelanden som förklarar funktionaliteten för de olika prenumerationerna.
  4. När du skapar ett konto och använder våra tjänster kan vi ringa samtal som en del av kvalitetssäkringen av vår produkt och optimeringen av vår kund- och produktservice.
  5. Vid större uppdateringar av Mileage Book kan vi komma att skicka e-postmeddelanden med erbjudanden och/eller beskrivningar av ändringarna.
  6. Vid ändringar i villkor, personuppgiftspolicy eller andra policyer hos Mileage Book A/S kan vi skicka ett e-postmeddelande för att göra dig uppmärksam på dessa.

1.2 Kundtjänst

När du kommunicerar med våra kundservicerepresentanter via e-post, telefon eller personligen kan vi samla in personuppgifter som är relevanta för situationen, till exempel ditt namn, postadress, telefonnummer, e-postadress, företagsnamn och organisationsnummer samt information om support- eller servicebehov. Vi använder denna information för att ge dig kund- och produktservice.

1.3 Köp

  1. Vid köp av ett abonnemang eller en Mileage Book-produkt från Mileage Book A/S sker betalningen via betalningslösningen Nets Easy som lagrar betalkortsinformation. Betalning med kreditkort via Nets Easy sker via en av Nets godkänd och PCI-certifierad betallösning.
  2. Betalningslösningen Nets Easy använder SSL-kryptering i kommunikationen med Nets. Likaså används SSL-kryptering i kommunikationen mellan kunderna och den server där Nets Easy finns. Detta innebär att all information som skickas över internet krypteras med ett säkerhetscertifikat. Detta innebär att det inte är möjligt för obehöriga att ta del av information om ditt kreditkort.

1.4 Företag

  1. Företagsnamn används för att kommunicera personligen med företaget.
  2. CVR-nummer används i vissa länder för att kunna ta emot vår tjänst utan att behöva betala moms.
  3. Information om kontaktperson i företaget används för kommunikation, se avsnitt 1.1.
  4. Företagsnamn och företagsadress kan även användas på exporterade rapporter.

 

2. DATA

Mileage Book-appen samlar in GPS-koordinater i bakgrunden när användaren har påbörjat en resa. Dessutom samlar Mileage Book in allmänna, icke-personligt identifierbara uppgifter som datum, tid och bilens körsträcka.

 

2.1 Datatyper och syfte

GPS-koordinater

Samlas in i bakgrunden när användaren har startat en resa i appen.

  • Appen använder internettjänster för att hitta start- och slutadressen.
  • GPS-punkterna lagras på våra servrar och gör att du kan se den körda rutten och markera besökta adresser på en karta.
  • GPS-koordinaterna används för att beräkna avståndet för den körda rutten.

Datum och tid

  • Datum och klockslag används för att dokumentera den körda rutten.
  • Datum och tid används för att sortera resedata.
  • Vid export av data finns det både i appen och på webbplatsen ett alternativ för att exportera en viss period.

Fordonets körsträcka

  • Bilens körsträcka används för att dokumentera den körda resan.

Tillgång till bilder på telefonen

  • Åtkomst till bilder används för att välja att länka en bild av ett kvitto till en utgiftsrapport.

2.2 Åtkomst till och insamling av data

Åtkomst till GPS-data och telefonbilder beviljas endast med användarens samtycke i förväg. Detta görs initialt genom att acceptera Mileage Books abonnemangsvillkor när ett konto skapas. Vid användning av appen måste användaren återigen aktivt bekräfta Mileage Books tillgång till och insamling av platsdata och användning av kameran.

2.3 Delning av data

Mileage Book A/S delar inte data med tredje part, med undantag för de underbiträden som Mileage Book A/S använder för att driva Mileage Book.

2.4 Begränsning av data i förhållande till syfte och användning

Insamling och användning av GPS-data och tillgång till telefonbilder är en förutsättning för appens primära funktioner - nämligen att registrera körsträckor baserat på kontinuerligt insamlade GPS-koordinater och att registrera utgifter i systemet baserat på fotograferade kvitton.

Behandlingen av uppgifter är uteslutande begränsad till detta ändamål och används därför aldrig i andra sammanhang.

2.5 Kryptering av uppgifter

All information som samlas in via Mileage Books webbplats och app lagras på Mileage Books servrar som hostas av Microsoft Azure. Kommunikationen mellan Mileage Books webbplats och server, liksom kommunikationen mellan Mileage Books app och server, sker via en säker SSL-krypterad anslutning.

 

3 RÄTTIGHETER

När vi behandlar information om dig har du ett antal rättigheter gentemot Mileage Book.

3.1 Rätt till tillgång

Du har rätt att se de personuppgifter som Mileage Book behandlar om dig och få ett antal upplysningar om behandlingen.

Därutöver har du rätt att få information om hur Mileage Book behandlar dina personuppgifter. Det gäller bland annat

  • vad som är ändamålet med behandlingen
  • vem Mileage Book delar dina personuppgifter med
  • information om under vilken period dina personuppgifter lagras
  • varifrån dina personuppgifter härstammar

Du kan när som helst logga in på Mileage Books plattform för att se, korrigera och uppdatera den angivna information som vi lagrar om dig.

Alternativt kan du kontakta Mileage Books support på support@mileagebook.com som ger dig inblick i ett antal uppgifter om de personuppgifter vi behandlar om dig.

3.2 Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig korrigerade. Du har också rätt att få Mileage Book att komplettera ofullständiga personuppgifter om dig.

Om du och Mileage Book är oense om huruvida personuppgifterna är felaktiga, måste Mileage Book notera att du anser att informationen om dig är felaktig. Mileage Book är också skyldigt att meddela dem till vilka de kan ha lämnat ut de felaktiga eller ofullständiga personuppgifterna.

Du kan när som helst logga in på Mileage Books plattform för att se, korrigera och uppdatera den angivna information som vi lagrar om dig.

Alternativt kan du kontakta Mileage Books support på support@mileagebook.com. Vår supportavdelning kan hjälpa dig med hur du redigerar och uppdaterar dina personuppgifter.

3.3 Rätt till radering

Du har i allmänhet rätt att få Mileage Book att radera dina personuppgifter om ett av ett antal villkor som nämns i den allmänna dataskyddsförordningen är uppfyllt.

Villkoren för radering kan bland annat vara:

  • Mileage Books syfte med behandlingen av dina personuppgifter är inte längre relevant

  • Mileage Book behandlar dina personuppgifter enbart på grundval av ett samtycke som du nu har återkallat.

  • Behandlingen av dina personuppgifter är olaglig.

Om Mileage Book är skyldiga att radera dina personuppgifter är vi också skyldiga att meddela tredje part till vilka dina uppgifter har lämnats ut.

Du har alltid tillgång till att radera dina uppgifter. Mileage Book behåller dina personuppgifter i 3 månader efter att prenumerationen har avslutats - såvida vi inte anser att det är nödvändigt att behålla dem längre av bokföringsmässiga eller juridiska skäl.

Om du har ett FREE-konto kommer vi att radera ditt konto inklusive dina personuppgifter efter 12 månaders inaktivitet.

3.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om något av ett antal villkor är uppfyllda.

Villkoren är bland annat:

  • Du tror inte att de personuppgifter som Mileage Book behandlar om dig är korrekta.

  • Du tror att Mileage Book behandlar dina uppgifter, men du vill inte att de ska raderas. Istället begär du begränsad behandling.

  • Du har använt din rätt att invända mot Mileage Books behandling av dina personuppgifter.

Du kontrollerar eventuell begränsning av Mileage Books behandling av dina personuppgifter, eftersom du har kontroll över alla användarrättigheter.

3.5 Rätt till dataportabilitet

För det första har du rätt att få ut de personuppgifter om dig som du har lämnat till Mileage Book. Personuppgifterna måste skickas till dig i ett läsbart format.

Du har också rätt att begära att dina personuppgifter överförs från Mileage Book till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt och om två villkor är uppfyllda:

Behandlingen av dina uppgifter är automatisk och baseras på ditt samtycke eller är nödvändig för att uppfylla ett avtal.

Du har tillhandahållit de uppgifter som Mileage Book behandlar.

Du kan när som helst exportera alla dina registrerade resor och körjournaler som finns lagrade i Mileage Books system.

3.6 Rätt att göra invändningar

Även om en behandling av dina personuppgifter är laglig har du rätt att invända mot den.

När Mileage Book tar emot din invändning kommer vi att överväga om din invändning är berättigad. Det kan t.ex. vara så att du anger "tvingande skäl" mot behandlingen av dina personuppgifter. I sådana fall måste Mileage Book ompröva om behandlingen av dina uppgifter är nödvändig.

3.7 Rätt att inte bli föremål för ett automatiserat beslut

Du har rätt att inte bli föremål för ett automatiserat beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering.

En automatiserad behandling eller ett automatiserat beslut innebär att det inte finns någon fysisk person inblandad.

Du har rätt att beslut som har en betydande inverkan på dig (t.ex. rättsverkan) inte enbart grundas på automatiserad behandling.

 

4. DATABEHANDLINGSAVTAL

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att det finns ett databehandlingsavtal mellan ditt företag och Mileage Book. Ditt företag är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar för ditt företags räkning. Personuppgiftsbiträdesavtalet är en instruktion till oss om hur vi ska behandla dina och andra kunders och samarbetspartners personuppgifter. Se vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

 

5. COOKIES

En cookie är en liten textfil som lagras på din dator eller motsvarande för att vi ska kunna känna igen den. Det finns ingen personlig information lagrad i våra cookies och de kan inte innehålla virus. Se vår cookiepolicy.