Ihre Privatsphäre ist der Mileage Book A/S wichtig. Wir haben diese Datenschutzerklärung erstellt, um Sie darüber zu informieren, wie wir Ihre persönlichen Daten sammeln, verwenden, offenlegen, übertragen und speichern.
Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung, um sich mit unseren Datenschutzpraktiken vertraut zu machen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie uns eine E-Mail an gdpr@mileagebook.com schicken oder uns unter +45 70 25 11 00 anrufen.
1. PERSÖNLICHE INFORMATIONEN
"Persönliche Informationen" sind Informationen über Ihre persönliche Identität. Wenn Sie ein Konto auf mileagebook.com erstellen, erfassen wir verschiedene persönliche Daten, die je nach Art des Abonnements Ihren Namen, Ihre Postanschrift, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse umfassen können. Bei Unternehmen erheben wir auch den Firmennamen, die Firmenregistrierungsnummer und Angaben zur Kontaktperson. Wir können Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke verwenden:
1.1 Kommunikation
- Wenn Sie ein Abonnement erwerben, senden wir Ihnen unmittelbar nach der Zahlung eine Kaufquittung zu. Die Zahlung über Apple ist hiervon ausgenommen.
- Wenn ein Abonnement ausläuft, senden wir Ihnen eine E-Mail, die Sie darüber informiert, dass Ihr Abonnement verlängert wird. Die Zahlung über Apple ist hiervon ausgenommen.
- Bei der Einrichtung eines Kontos können wir E-Mails versenden, in denen die Funktionsweise der verschiedenen Abonnements erklärt wird.
- Bei der Einrichtung eines Kontos und der Nutzung unserer Dienste können wir im Rahmen der Qualitätssicherung unseres Produkts und der Optimierung unseres Kunden- und Produktservices Anrufe tätigen.
- Im Falle größerer Aktualisierungen von Mileage Book können wir E-Mails mit Angeboten und/oder Beschreibungen der Änderungen versenden.
- Im Falle von Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, der Datenschutzrichtlinie oder anderer Richtlinien von Mileage Book A/S können wir eine E-Mail senden, um auf diese hinzuweisen.
1.2 Kundenbetreuung
Wenn Sie mit unseren Kundendienstmitarbeitern per E-Mail, Telefon oder persönlich kommunizieren, können wir personenbezogene Daten erfassen, die für die jeweilige Situation relevant sind, wie z. B. Ihren Namen, Ihre Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenname und Firmenregisternummer sowie Informationen über Support- oder Serviceanforderungen. Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen einen Kunden- und Produktservice zu bieten.
1.3 Kauf
- Beim Kauf eines Abonnements oder eines Mileage Book-Produkts von Mileage Book A/S erfolgt die Zahlung über die Zahlungslösung Nets Easy, in der die Zahlungskartendaten gespeichert werden. Die Zahlung per Kreditkarte über Nets Easy erfolgt über eine von Nets genehmigte und PCI-zertifizierte Zahlungslösung.
- Die Zahlungslösung Nets Easy verwendet SSL-Verschlüsselung bei der Kommunikation mit Nets. Ebenso wird bei der Kommunikation zwischen den Kunden und dem Server, auf dem sich Nets Easy befindet, eine SSL-Verschlüsselung verwendet. Das bedeutet, dass alle Informationen, die über das Internet gesendet werden, mit einem Sicherheitszertifikat verschlüsselt werden. Dies bedeutet, dass es für Unbefugte nicht möglich ist, Informationen über Ihre Kreditkarte abzufangen.
1.4 Unternehmen
- Der Firmenname wird verwendet, um persönlich mit dem Unternehmen zu kommunizieren.
- Die CVR-Nummer wird in einigen Ländern verwendet, um unseren Service zu erhalten, ohne die Mehrwertsteuer zahlen zu müssen.
- Informationen über die Kontaktperson im Unternehmen werden für die Kommunikation verwendet, siehe Abschnitt 1.1.
- Firmenname und Firmenadresse können auch in exportierten Berichten verwendet werden.
2. DATEN
Die Mileage Book App sammelt im Hintergrund GPS-Koordinaten, wenn der Benutzer eine Fahrt begonnen hat. Darüber hinaus sammelt Mileage Book allgemeine, nicht persönlich identifizierbare Daten wie Datum, Uhrzeit und Kilometerstand.
2.1 Datentypen und Zweck
GPS-Koordinaten
Werden im Hintergrund erfasst, wenn der Nutzer eine Fahrt in der App gestartet hat.
- Für die Start- und Endposition nutzt die App Internetdienste, um die Start- und Endadresse zu ermitteln.
- Die GPS-Punkte werden auf unseren Servern gespeichert und ermöglichen es Ihnen, die zurückgelegte Strecke auf einer Karte zu zeichnen und besuchte Adressen auf einer Karte zu markieren.
- Die GPS-Koordinaten werden verwendet, um die Entfernung der zurückgelegten Strecke zu berechnen.
Datum und Uhrzeit
- Das Datum und die Uhrzeit werden verwendet, um die zurückgelegte Route zu dokumentieren.
- Datum und Uhrzeit werden für die Sortierung der Reisedaten verwendet.
- Beim Exportieren von Daten bieten sowohl die App als auch die Website die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum zu exportieren.
Fahrzeugkilometerstand
- Der Fahrzeugkilometerstand wird verwendet, um die gefahrene Strecke zu dokumentieren.
Zugriff auf Bilder auf dem Telefon
- Der Zugriff auf Bilder wird verwendet, um ein Bild einer Quittung mit einer Reisekostenabrechnung zu verknüpfen.
2.2 Zugriff auf und Erfassung von Daten
Der Zugriff auf GPS-Daten und Telefonbilder wird nur nach vorheriger Zustimmung des Nutzers gewährt. Dies geschieht zunächst durch das Akzeptieren der Abonnementbedingungen von Mileage Book bei der Erstellung eines Kontos. Bei der Nutzung der App muss der Nutzer den Zugriff auf und die Erfassung von Standortdaten und die Nutzung der Kamera durch Mileage Book nochmals aktiv bestätigen.
2.3 Weitergabe von Daten
Mileage Book A/S gibt keine Daten an Dritte weiter, mit Ausnahme der Unterauftragsverarbeiter, die Mileage Book A/S für den Betrieb von Mileage Book einsetzt.
2.4 Beschränkung der Daten in Bezug auf Grund und Verwendung
Die Erfassung und Nutzung von GPS-Daten und der Zugriff auf Telefonbilder ist eine Voraussetzung für die primären Funktionen der App - nämlich die Erfassung von Kilometerständen auf der Grundlage von kontinuierlich erfassten GPS-Koordinaten und die Erfassung von Ausgaben im System auf der Grundlage von fotografierten Belegen.
Die Verarbeitung der Daten ist ausschließlich auf diesen Zweck beschränkt und wird daher niemals in anderen Zusammenhängen verwendet.
2.5 Verschlüsselung der Daten
Alle über die Mileage Book-Website und -App gesammelten Informationen werden auf Mileage Book-Servern gespeichert, die von Microsoft Azure gehostet werden. Die Kommunikation zwischen der Mileage Book-Website und dem Server sowie die Kommunikation zwischen der Mileage Book-App und dem Server erfolgt über eine sichere SSL-verschlüsselte Verbindung.
3 RECHTE
Wenn wir Informationen über Sie verarbeiten, haben Sie eine Reihe von Rechten gegenüber Mileage Book.
3.1 Recht auf Zugang
Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Mileage Book über Sie verarbeitet, einzusehen und eine Reihe von Informationen über die Verarbeitung zu erhalten.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, Informationen darüber zu erhalten, wie Mileage Book Ihre persönlichen Daten verarbeitet. Unter anderem
- was der Zweck der Verarbeitung ist
- an wen Mileage Book Ihre personenbezogenen Daten weitergibt
- Informationen über den Zeitraum, in dem Ihre persönlichen Daten gespeichert werden
- woher Ihre persönlichen Daten stammen
Sie können sich jederzeit auf der Plattform von Mileage Book einloggen, um die von uns über Sie gespeicherten Daten einzusehen, zu korrigieren und zu aktualisieren.
Alternativ können Sie sich an den Support von Mileage Books unter support@mileagebook.com wenden, der Ihnen Einblick in eine Reihe von Informationen über die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten geben wird.
3.2 Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten über Sie berichtigen zu lassen. Sie haben auch das Recht, dass Mileage Book unvollständige personenbezogene Daten über Sie vervollständigt.
Wenn Sie und Mileage Book sich nicht einig sind, ob die personenbezogenen Daten falsch sind, muss Mileage Book vermerken, dass Sie glauben, dass die Informationen über Sie falsch sind. Mileage Book ist außerdem verpflichtet, diejenigen zu benachrichtigen, an die es die unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten weitergegeben haben könnte.
Sie können sich jederzeit auf der Plattform von Mileage Book einloggen, um die von uns über Sie gespeicherten Daten einzusehen, zu korrigieren und zu aktualisieren.
Alternativ können Sie sich an den Support von Mileage Books unter support@mileagebook.com wenden . Unsere Support-Abteilung kann Ihnen dabei helfen, Ihre persönlichen Daten zu bearbeiten und zu aktualisieren.
3.3 Recht auf Löschung
Sie haben generell das Recht, Ihre persönlichen Daten von Mileage Book löschen zu lassen, wenn eine der in der Allgemeinen Datenschutzverordnung genannten Bedingungen erfüllt ist.
Die Voraussetzungen für eine Löschung können unter anderem sein:
-
Der Zweck für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Mileage Book ist nicht mehr relevant
-
Mileage Book verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf der Grundlage einer Einwilligung, die Sie inzwischen widerrufen haben.
-
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unrechtmäßig.
Wenn Mileage Book verpflichtet ist, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, sind wir auch verpflichtet, Dritte, an die Ihre Daten weitergegeben wurden, darüber zu informieren.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten zu löschen. Mileage Book bewahrt Ihre persönlichen Daten für 3 Monate nach dem Ende des Abonnements auf - es sei denn, wir halten eine längere Aufbewahrung aus buchhalterischen oder rechtlichen Gründen für notwendig.
Wenn Sie ein KOSTENLOSES Konto haben, löschen wir Ihr Konto einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten nach 12 Monaten der Inaktivität.
3.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn eine von mehreren Bedingungen erfüllt ist.
Die Bedingungen sind unter anderem:
-
Sie sind der Meinung, dass die von Mileage Book über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht korrekt sind.
-
Sie sind der Ansicht, dass Mileage Book Ihre Daten verarbeitet, möchten aber nicht, dass diese gelöscht werden. Stattdessen verlangen Sie eine eingeschränkte Verarbeitung.
-
Sie haben von Ihrem Recht Gebrauch gemacht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Mileage Book zu widersprechen.
Sie haben die Kontrolle über die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Mileage Book, da Sie die Kontrolle über alle Nutzerrechte haben.
3.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Zunächst haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie Mileage Book zur Verfügung gestellt haben, zu erhalten. Die personenbezogenen Daten müssen Ihnen in einem lesbaren Format übermittelt werden.
Sie haben außerdem das Recht zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten von Mileage Book an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, sofern dies technisch machbar ist und zwei Bedingungen erfüllt sind:
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt automatisch und beruht auf Ihrer Einwilligung oder ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
Sie haben die Daten, die Mileage Book verarbeitet, zur Verfügung gestellt.
Sie können jederzeit alle Ihre registrierten Fahrten und Kilometerstände, die im System von Mileage Book gespeichert sind, exportieren.
3.6 Recht auf Widerspruch
Auch wenn eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtmäßig ist, haben Sie das Recht, dieser zu widersprechen.
Wenn Mileage Book Ihren Widerspruch erhält, werden wir prüfen, ob Ihr Widerspruch gerechtfertigt ist. Es kann z. B. sein, dass Sie "zwingende Gründe" gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen. In solchen Fällen muss Mileage Book erneut prüfen, ob die Verarbeitung Ihrer Daten notwendig ist.
3.7 Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden
Sie haben das Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruht.
Eine automatisierte Verarbeitung oder Entscheidung bedeutet, dass keine natürliche Person beteiligt ist.
Sie haben das Recht, dass Entscheidungen, die eine erhebliche Auswirkung auf Sie haben (z. B. rechtliche Wirkung), nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen.
4. VEREINBARUNG ÜBER DIE DATENVERARBEITUNG
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) schreibt vor, dass zwischen Ihrem Unternehmen und Mileage Book eine Vereinbarung über die Datenverarbeitung bestehen muss. Ihr Unternehmen ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir im Namen Ihres Unternehmens verarbeiten. Die Datenverarbeitungsvereinbarung ist eine Anweisung an uns, wie wir Ihre persönlichen Daten und die Daten anderer Kunden und Partner verarbeiten sollen. Siehe unsere Vereinbarung zur Datenverarbeitung.
5 COOKIES
Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Computer oder einem gleichwertigen Gerät gespeichert wird, um es zu erkennen. In unseren Cookies werden keine persönlichen Informationen gespeichert und sie können keine Viren enthalten. Siehe unsere Cookie-Richtlinie.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.