Su privacidad es importante para Mileage Book A/S. Hemos creado esta Política de Privacidad para informarle sobre cómo recogemos, utilizamos, revelamos, transferimos y almacenamos su información personal.
Por favor, lea la política de privacidad para familiarizarse con nuestras prácticas de privacidad. Si tiene alguna duda, puede preguntarnos por correo electrónico a gdpr@mileagebook.com o llamarnos al +45 70 25 11 00.
1. INFORMACIÓN PERSONAL
"Información personal" es información sobre su identidad personal. Cuando usted crea una cuenta en mileagebook.com, recogemos diversa información personal que, dependiendo del tipo de suscripción, puede incluir su nombre, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico. En el caso de las empresas, también recopilamos el nombre de la empresa, el número de registro de la empresa y la información de la persona de contacto. Podemos utilizar sus datos personales para los siguientes fines:
1.1 Comunicación
- Cuando adquiera una suscripción, le enviaremos un recibo de la compra inmediatamente después del pago. El pago a través de Apple está exento de esto.
- Cuando caduque una suscripción, le enviaremos un correo electrónico informándole de que su suscripción va a ser renovada. El pago a través de Apple está exento de esto.
- Al crear una cuenta, es posible que le enviemos correos electrónicos explicándole la funcionalidad de las diferentes suscripciones.
- Al crear una cuenta y utilizar nuestros servicios, es posible que realicemos llamadas como parte de la garantía de calidad de nuestro producto y de la optimización de nuestro servicio al cliente y del producto.
- En caso de actualizaciones importantes del Libro de Kilometraje, podemos enviar correos electrónicos con ofertas y/o descripciones de los cambios.
- En caso de cambios en los términos y condiciones, política de datos personales u otras políticas de Mileage Book A/S, podemos enviar un correo electrónico para llamar la atención sobre los mismos.
1.2 Servicio de atención al cliente
Cuando se comunica con nuestros representantes de atención al cliente por correo electrónico, teléfono o en persona, podemos recopilar información personal relevante para la situación, como su nombre, dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa y número de registro de la empresa, e información sobre las necesidades de asistencia o servicio. Utilizamos esta información para ofrecerle un servicio de atención al cliente y de productos.
1.3 Compras
- Al comprar una suscripción o un producto Mileage Book de Mileage Book A/S, el pago se realiza a través de la solución de pago Nets Easy, que almacena la información de la tarjeta de pago. El pago con tarjeta de crédito a través de Nets Easy se realiza a través de una solución de pago aprobada por Nets y certificada por PCI.
- La solución de pago Nets Easy utiliza cifrado SSL en la comunicación con Nets. Del mismo modo, el cifrado SSL se utiliza en la comunicación entre los clientes y el servidor donde se encuentra Nets Easy. Esto significa que toda la información enviada a través de Internet está encriptada con un certificado de seguridad. Esto significa que no es posible que personas no autorizadas intercepten información sobre su tarjeta de crédito.
1.4 Empresas
- El nombre de la empresa se utiliza para comunicarse personalmente con ella.
- El número CVR se utiliza en algunos países para recibir nuestro servicio sin tener que pagar el IVA.
- La información sobre la persona de contacto en la empresa se utiliza para la comunicación, véase el apartado 1.1.
- El nombre y la dirección de la empresa también pueden utilizarse en los informes exportados.
2. DATOS
La aplicación Mileage Book recoge las coordenadas GPS en segundo plano cuando el usuario ha iniciado un viaje. Además, Mileage Book recoge datos generales, no identificables personalmente, como la fecha, la hora y el kilometraje del coche.
2.1 Tipos de datos y finalidad
Coordenadas GPS
Se recogen en segundo plano cuando el usuario inicia un viaje en la aplicación.
- Para la posición inicial y final, la aplicación utiliza servicios de Internet para encontrar la dirección inicial y final.
- Los puntos GPS se almacenan en nuestros servidores y permiten dibujar la ruta recorrida en un mapa y marcar las direcciones visitadas en un mapa.
- Las coordenadas GPS se utilizan para calcular la distancia de la ruta recorrida.
Fecha y hora
- La fecha y la hora se utilizan para documentar la ruta recorrida.
- La fecha y la hora se utilizan para ordenar los datos del viaje.
- Al exportar los datos, tanto la aplicación como el sitio web ofrecen la opción de exportar un período determinado.
Kilometraje del vehículo
- El kilometraje del vehículo se utiliza para documentar el trayecto recorrido.
Acceso a imágenes en el teléfono
- El acceso a las imágenes se utiliza para seleccionar vincular una imagen de un recibo a un informe de gastos.
2.2 Acceso y recogida de datos
El acceso a los datos GPS y a las imágenes del teléfono sólo se concede con el consentimiento previo del usuario. Esto se hace inicialmente aceptando los términos de suscripción de Mileage Book al crear una cuenta. Al utilizar la aplicación, el usuario debe confirmar de nuevo activamente el acceso y la recopilación de datos de localización y el uso de la cámara por parte de Mileage Book.
2.3 Intercambio de datos
Mileage Book A/S no comparte datos con terceros, con la excepción de los sub-procesadores que Mileage Book A/S utiliza para operar Mileage Book.
2.4 Limitación de datos en relación a la razón y uso
La recopilación y el uso de datos GPS y el acceso a las imágenes del teléfono es un requisito previo para las funciones principales de la aplicación, a saber, registrar datos de kilometraje basados en coordenadas GPS recopiladas continuamente y registrar gastos en el sistema basados en recibos fotografiados.
El tratamiento de los datos se limita exclusivamente a este fin y, por tanto, nunca se utiliza en otros contextos.
2.5 Cifrado de datos
Toda la información recopilada a través del sitio web y la app Mileage Book se almacena en los servidores de Mileage Book alojados en Microsoft Azure. La comunicación entre el sitio de Mileage Book y el servidor, así como la comunicación entre la app de Mileage Book y el servidor se realiza a través de una conexión segura encriptada SSL.
3 DERECHOS
Cuando procesamos información sobre usted, usted tiene una serie de derechos hacia Mileage Book.
3.1 Derecho de acceso
Tienes derecho a ver los datos personales que Mileage Book procesa sobre ti y a recibir una serie de informaciones sobre el procesamiento.
Además, tiene derecho a recibir información sobre cómo Mileage Book procesa sus datos personales. Entre otras cosas
- cuál es la finalidad del tratamiento
- con quién comparte Mileage Book sus datos personales
- información sobre el periodo de almacenamiento de sus datos personales
- de dónde proceden sus datos personales
En cualquier momento puede iniciar sesión en la plataforma de Mileage Book para ver, corregir y actualizar la información introducida que almacenamos sobre usted.
Alternativamente, puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia de Mileage Books en support@mileagebook.com, que le proporcionará información sobre los datos personales que procesamos sobre usted.
3.2 Derecho de rectificación
Tiene derecho a que se rectifiquen los datos personales incorrectos sobre usted. También tiene derecho a que Mileage Book complete los datos personales incompletos sobre usted.
Si usted y Mileage Book no están de acuerdo sobre si los datos personales son incorrectos, Mileage Book debe hacer constar que usted cree que la información sobre usted es incorrecta. Mileage Book también está obligado a notificar a aquellos a los que pueda haber revelado los datos personales incorrectos o incompletos.
Puede iniciar sesión en cualquier momento en la plataforma de Mileage Book para ver, corregir y actualizar la información introducida que almacenamos sobre usted.
También puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia de Mileage Books en support@mileagebook.com. Nuestro departamento de soporte puede ayudarle a editar y actualizar sus datos personales.
3.3 Derecho de cancelación
En general, tiene derecho a que Mileage Book elimine sus datos personales si se cumple una de las condiciones mencionadas en el Reglamento General de Protección de Datos.
Las condiciones para la supresión pueden ser, entre otras
-
La finalidad del tratamiento de tus datos personales por parte de Mileage Book ya no es pertinente
-
Mileage Book procesa tus datos personales únicamente sobre la base de un consentimiento que ahora has retirado.
-
El tratamiento de sus datos personales es ilícito.
Si Mileage Book está obligada a eliminar sus datos personales, también estamos obligados a notificar a terceros a los que se hayan revelado sus datos.
Usted siempre tiene acceso a borrar sus datos. Mileage Book conservará sus datos personales durante 3 meses tras la finalización de la suscripción, a menos que consideremos necesario conservarlos durante más tiempo por motivos contables o legales.
Si tiene una cuenta GRATUITA, eliminaremos su cuenta, incluidos sus datos personales, tras 12 meses de inactividad.
3.4 Derecho a la limitación del tratamiento
Tiene derecho a restringir el tratamiento de sus datos personales si se cumple alguna de las condiciones.
Las condiciones son, entre otras
-
Usted no cree que los datos personales que Mileage Book está tratando sobre usted sean exactos.
-
Usted cree que Mileage Book está procesando sus datos, pero no quiere que se supriman. En su lugar, solicita un tratamiento restringido.
-
Ha hecho uso de su derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales por parte de Mileage Book.
Usted controla cualquier restricción del tratamiento de sus datos personales por parte de Mileage Book, ya que usted controla todos los derechos del usuario.
3.5 Derecho a la portabilidad de datos
En primer lugar, tiene derecho a recibir los datos personales que haya facilitado a Mileage Book. Los datos personales deben serle enviados en un formato legible.
También tiene derecho a solicitar que sus datos personales sean transferidos de Mileage Book a otro responsable del tratamiento si es técnicamente factible y si se cumplen dos condiciones:
El tratamiento de sus datos es automatizado y se basa en su consentimiento o es necesario para el cumplimiento de un contrato.
Usted ha proporcionado los datos que Mileage Book procesa.
Usted puede exportar en cualquier momento todos sus viajes registrados y registros de kilometraje almacenados en el sistema de Mileage Book.
3.6 Derecho de oposición
Aunque el tratamiento de sus datos personales sea lícito, usted tiene derecho a oponerse al mismo.
Cuando Mileage Book reciba su objeción, consideraremos si está justificada. Puede ser, por ejemplo, que usted aporte "razones imperiosas" contra el tratamiento de sus datos personales. En tales casos, Mileage Book deberá reconsiderar si el tratamiento de sus datos es necesario.
3.7 Derecho a no ser objeto de una decisión automatizada
Tiene derecho a no ser objeto de una decisión automatizada basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles.
Un tratamiento o decisión automatizados significan que no hay ninguna persona física implicada.
Tiene derecho a que las decisiones que tengan un impacto significativo sobre usted (por ejemplo, efectos jurídicos) no se basen únicamente en un tratamiento automatizado.
4. ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) exige que exista un acuerdo de procesamiento de datos entre su empresa y Mileage Book. Su empresa es el controlador de datos en relación con los datos personales que procesamos en nombre de su empresa. El acuerdo de procesamiento de datos es una instrucción para nosotros sobre cómo procesar sus datos personales y los de otros clientes y socios. Consulte nuestro acuerdo de tratamiento de datos.
5 COOKIES
Una cookie es un pequeño archivo de texto que se almacena en su ordenador o equivalente con el fin de reconocerlo. No hay información personal almacenada en nuestras cookies y no pueden contener virus. Consulte nuestra política de cookies.
Your privacy is important to Mileage Book A/S. We have created this Privacy Policy to inform you about how we collect, use, disclose, transfer and store your personal information.
Please read the privacy policy to familiarize yourself with our privacy practices. If you have any questions, you can ask us by email at gdpr@mileagebook.com or call us at +45 70 25 11 00.
1. PERSONAL INFORMATION
"Personal information" is information about your personal identity. When you create an account on mileagebook.com, we collect various personal information which, depending on the type of subscription, may include your name, postal address, phone number and email address. For businesses, we also collect company name, company registration number and contact person information. We may use your personal data for the following purposes:
1.1 Communication
- When you purchase a subscription, we will send you a receipt for the purchase immediately after payment. Payment through Apple is exempt from this.
- When a subscription expires, we will send an email informing you that your subscription will be renewed. Payment through Apple is exempt from this.
- When creating an account, we may send emails explaining the functionality of the different subscriptions.
- When creating an account and using our services, we may make calls as part of quality assurance of our product and optimization of our customer and product service.
- In case of major updates to Mileage Book, we may send emails containing offers and/or descriptions of the changes.
- In case of changes in terms and conditions, personal data policy or other policies at Mileage Book A/S, we may send an email to draw attention to these.
1.2 Customer service
When you communicate with our customer service representatives via email, phone or in person, we may collect personal information relevant to the situation, such as your name, postal address, phone number, email address, company name and company registration number, and information about support or service needs. We use this information to provide you with customer and product service.
1.3 Purchase
- When purchasing a subscription or a Mileage Book product from Mileage Book A/S, payment is made via the payment solution Nets Easy which stores payment card information. Payment by credit card via Nets Easy is made via a Nets approved and PCI-certified payment solution.
- The Nets Easy payment solution uses SSL encryption in communication with Nets. Likewise, SSL encryption is used in the communication between the customers and the server where Nets Easy is located. This means that all information sent over the internet is encrypted with a security certificate. This means that it is not possible for unauthorized persons to intercept information about your credit card.
1.4 Companies
- Company name is used to communicate personally with the company.
- CVR number is used in some countries to receive our service without having to pay VAT.
- Information on the contact person in the company is used for communication, see section 1.1.
- Company name and company address can also be used on exported reports.
2. DATA
The Mileage Book app collects GPS coordinates in the background when the user has started a trip. In addition, Mileage Book collects general, non-personally identifiable data such as date, time and car mileage.
2.1 Data types and purpose
GPS coordinates
Collected in the background when the user has started a trip in the app.
- For start and end position, the app uses internet services to find the start and end address.
- GPS points are stored on our servers and allow you to draw the traveled route on a map and mark visited addresses on a map.
- The GPS coordinates are used to calculate the distance of the traveled route.
Date and time
- The date and time are used to document the traveled route.
- Date and time are used for sorting trip data.
- When exporting data, both the app and website provide an option to export a given period.
Vehicle mileage
- The car mileage is used to document the trip driven.
Access to images on the phone
- Access to images is used to select to link an image of a receipt to an expense report.
2.2 Accessing and collecting data
Access to GPS data and phone images is only granted with the prior consent of the user. This is initially done by accepting Mileage Book's subscription terms when creating an account. When using the app, the user must again actively confirm Mileage Book's access to and collection of location data and the use of the camera.
2.3 Sharing of data
Mileage Book A/S does not share data with third parties, with the exception of the Sub-Processors Mileage Book A/S uses to operate Mileage Book.
2.4 Limitation of data in relation to reason and use
The collection and use of GPS data and access to phone images is a prerequisite for the primary functions of the app - namely to register mileage data based on continuously collected GPS coordinates and to register expenses in the system based on photographed receipts.
The processing of data is exclusively limited to this purpose and is therefore never used in other contexts.
2.5 Encryption of data
All information collected via the Mileage Book website and app is stored on Mileage Book servers hosted by Microsoft Azure. Communication between Mileage Book site and server, as well as communication between Mileage Book app and server is done via a secure SSL encrypted connection.
3 RIGHTS
When we process information about you, you have a number of rights towards Mileage Book.
3.1 Right of access
You have the right to see the personal data Mileage Book processes about you and receive a number of information about the processing.
In addition, you have the right to receive information about how Mileage Book processes your personal data. Among other things
- what is the purpose of the processing
- who Mileage Book shares your personal data with
- information about the period for which your personal data is stored
- where your personal data originates from
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com which will give you insight into a number of information about the personal data we process about you.
3.2 Right to rectification
You have the right to have incorrect personal data about you corrected. You also have the right to have Mileage Book complete incomplete personal data about you.
If you and Mileage Book disagree about whether the personal data is incorrect, Mileage Book must note that you believe that information about you is incorrect. Mileage Book is also obliged to notify those to whom it may have disclosed the incorrect or incomplete personal data.
You can at any time log in to Mileage Book's platform to view, correct and update the entered information we store about you.
Alternatively, you can contact Mileage Books support at support@mileagebook.com. Our support department can help you with how to edit and update your personal data.
3.3 Right to erasure
You generally have the right to have Mileage Book delete your personal data if one of a number of conditions mentioned in the General Data Protection Regulation is met.
The conditions for deletion can be, among other things:
-
Mileage Book's purpose for processing your personal data is no longer relevant
-
Mileage Book processes your personal data solely on the basis of a consent that you have now withdrawn.
-
The processing of your personal data is unlawful.
If Mileage Book is obliged to delete your personal data, we are also obliged to notify third parties to whom your data has been disclosed.
You always have access to delete your data. Mileage Book will retain your personal data for 3 months after the end of the subscription - unless we deem it necessary to keep it longer for accounting or legal reasons.
If you have a FREE account, we will delete your account including your personal data after 12 months of inactivity.
3.4 Right to restriction of processing
You have the right to restrict the processing of your personal data if one of a number of conditions are met.
The conditions are, among others:
-
You do not believe that the personal data Mileage Book is processing about you is accurate.
-
You believe that Mileage Book is processing your data, but you do not want it deleted. Instead, you request restricted processing.
-
You have used your right to object to Mileage Book's processing of your personal data.
You control any restriction of Mileage Book's processing of your personal data, as you are in control of all user rights.
3.5 Right to data portability
Firstly, you have the right to receive the personal data about you that you have provided to Mileage Book. The personal data must be sent to you in a readable format.
You also have the right to request that your personal data is transferred from Mileage Book to another data controller if technically feasible and if two conditions are met:
The processing of your data is automatic and based on your consent or is necessary to fulfill a contract.
You have provided the data Mileage Book processes.
You can at any time export all your registered trips and mileage records stored in Mileage Book's system.
3.6 Right to object
Even if a processing of your personal data is lawful, you have the right to object to it.
When Mileage Book receives your objection, we will consider whether your objection is justified. It may, for example, be that you provide "compelling reasons" against the processing of your personal data. In such cases, Mileage Book must reconsider whether the processing of your data is necessary.
3.7 Right not to be subject to an automated decision
You have the right not to be subject to an automated decision based solely on automated processing, including profiling.
An automated processing or decision means that there is no natural person involved.
You have the right that decisions that have a significant impact on you (e.g. legal effect) are not based solely on automated processing.
4. DATA PROCESSING AGREEMENT
The General Data Protection Regulation (GDPR) requires that there must be a data processing agreement between your company and Mileage Book. Your company is the data controller in relation to the personal data that we process on your company's behalf. The data processing agreement is an instruction to us on how to process your personal data and that of other customers and partners. See our data processing agreement.
5 COOKIES
A cookie is a small text file that is stored on your computer or equivalent in order to recognize it. There is no personal information stored in our cookies and they cannot contain viruses. See our cookie policy.